Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

Spark AIoT S.A.S., NIT 901.856.671-4, Cr 70 C No. 78 A - 24, Bogotá D.C., Colombia. Correo para asuntos de datos personales: developer@sparkaiot.com. Teléfono: +57 310 346 3319. Sitio web: www.sparkaiot.com.

2. Cuándo somos responsables y cuándo encargados

Spark actúa en dos calidades distintas, y esta política aplica de forma diferente en cada una:

• Como responsable, cuando trata datos para sus propios fines: personas que visitan el sitio, llenan formularios, se suscriben al boletín, piden una demo, crean una cuenta en la plataforma o son contactos comerciales, proveedores o candidatos.
• Como encargado, cuando trata datos por cuenta de una empresa o entidad cliente que usa Spark Agent Studio para atender a sus propios clientes o ciudadanos (por ejemplo, las conversaciones que un asistente atiende por WhatsApp o en el sitio web del cliente). En ese caso el cliente es el responsable, define las finalidades y es quien debe obtener la autorización de sus titulares. Spark trata esos datos solo según las instrucciones del cliente y el acuerdo de encargo de datos.

Si eres cliente final de una empresa o entidad que usa nuestros asistentes y quieres ejercer tus derechos sobre esas conversaciones, dirígete primero a esa organización. Si nos escribes, trasladaremos tu solicitud al responsable y te informaremos que lo hicimos.

Datos que recibimos de Meta (WhatsApp Business Platform). Cuando una empresa conecta su cuenta de WhatsApp Business a la plataforma, recibimos de Meta, por cuenta de esa empresa:

• Datos de la cuenta: identificador de la cuenta de WhatsApp Business, números de teléfono, nombre visible, estado y calificación de calidad, límites de mensajería y plantillas de mensajes con su estado de revisión.
• Mensajes: el número de WhatsApp y el nombre de perfil de quien escribe, el contenido de los mensajes y los archivos que se intercambian con el asistente de la empresa, y el estado de entrega de cada mensaje.
• Credenciales: el token de acceso que la empresa autoriza para operar su cuenta, que guardamos cifrado.

Usamos estos datos solo para prestar el servicio a la empresa dueña de la cuenta: responder y enviar sus mensajes, administrar sus plantillas y mostrarle sus conversaciones y métricas. No los vendemos, no los usamos para publicidad ni para crear perfiles, y no los compartimos con terceros distintos de los proveedores listados en la sección 8. Cuando la empresa desconecta su cuenta, eliminamos el token de acceso y dejamos de recibir sus mensajes; el resto de los datos se borra según la sección 10 o antes, si la empresa lo pide.

3. Datos que tratamos como responsables

• Contacto comercial: nombre, correo, teléfono o WhatsApp, empresa o entidad, cargo, industria, tamaño de la operación y el mensaje que nos escribas.
• Cuenta en la plataforma: nombre, correo, foto de perfil (si inicias sesión con Google), organización, rol y proyectos a los que tienes acceso.
• Facturación: razón social, NIT o documento, dirección, datos de contacto de facturación e historial de pagos. Los datos de la tarjeta los recibe y procesa directamente nuestro proveedor de pagos; Spark no los almacena.
• Uso y seguridad: registros técnicos de acceso y de actividad en la plataforma, página desde la que llegaste y parámetros de campaña (UTM). La dirección IP se guarda como un código irreversible (hash) para prevenir abuso; no guardamos la IP.
• Soporte: el contenido de las solicitudes y comunicaciones que nos envíes.

No solicitamos datos sensibles ni datos de niñas, niños y adolescentes para nuestros fines propios. Si al usar la plataforma un cliente carga o recibe datos de ese tipo, aplican las reglas de la sección 2 y del acuerdo de encargo.

4. Finalidades

• Responder solicitudes, agendar y realizar demostraciones y enviar propuestas comerciales.
• Crear y administrar cuentas, prestar el servicio, dar soporte y enviar comunicaciones operativas (seguridad, cambios del servicio, facturación).
• Facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables, tributarias y legales.
• Enviar información de productos, eventos y novedades, cuando lo hayas autorizado. Puedes retirarte en cualquier momento.
• Medir el desempeño del sitio y de las campañas, y mejorar el servicio con información agregada.
• Prevenir fraude, spam y usos indebidos, y proteger la seguridad de la plataforma y de sus usuarios.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.

Los contactos comerciales por teléfono, WhatsApp o mensajes los hacemos dentro de los horarios y con la frecuencia que permite la Ley 2300 de 2023.

5. Derechos de los titulares

Como titular tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo cuando la ley no la exige.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que les hemos dado.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Spark.
• Revocar la autorización o pedir la supresión de tus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos personales.

6. Cómo ejercer tus derechos

Escríbenos a developer@sparkaiot.com indicando tu nombre, el correo o teléfono con el que te registraste, lo que solicitas y, si actúas en nombre de otra persona, el documento que lo acredite. Podremos pedirte información adicional para verificar tu identidad.

• Consultas: las respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no es posible, te informaremos el motivo y la fecha de respuesta, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): los respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles. Si el reclamo está incompleto te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días siguientes; si pasan dos (2) meses sin respuesta, entenderemos que desististe. Si no es posible responder en el plazo, te informaremos el motivo y la fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Si lo que quieres es que borremos tus datos, sigue los pasos de eliminación de datos.

Puedes darte de baja de las comunicaciones comerciales desde el enlace del propio correo o escribiéndonos.

7. Autorización

Pedimos tu autorización previa, expresa e informada en el momento de recolectar tus datos (por ejemplo, con la casilla de los formularios) y conservamos prueba de ella: la fecha, la versión de esta política que aceptaste y el formulario desde el que la diste. La aceptación electrónica tiene plena validez conforme a la Ley 527 de 1999.

8. Con quién compartimos datos y transferencias internacionales

No vendemos datos personales. Los compartimos con proveedores que nos prestan servicios de infraestructura en la nube, base de datos, modelos de inteligencia artificial, mensajería, pagos y soporte, quienes los tratan como encargados, solo para esos fines y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad. La lista actualizada está en Proveedores que tratan datos.

Varios de esos proveedores almacenan o procesan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos, país que la Superintendencia de Industria y Comercio reconoce con un nivel adecuado de protección. Cuando un proveedor opere en un país sin ese reconocimiento, la transmisión se hace con tu autorización o bajo un contrato de transmisión de datos que garantiza un nivel de protección equivalente, según el artículo 26 de la Ley 1581 y el Decreto 1074 de 2015.

También podremos compartir datos en el marco de una reorganización empresarial, garantizando que el receptor respete esta política.

Solicitudes de autoridades. Solo entregamos datos personales a una autoridad cuando la ley nos obliga. Ante cada solicitud:

• Revisamos que sea legal: que provenga de una autoridad competente, por escrito y con fundamento legal.
• Si la consideramos ilegal o desproporcionada, la objetamos o la impugnamos por las vías que la ley permite.
• Entregamos solo los datos mínimos necesarios para cumplirla.
• Dejamos registro de la solicitud, de nuestra respuesta, de su fundamento legal y de quiénes intervinieron.
• Cuando los datos son de un cliente que actúa como responsable, se lo informamos, salvo que la ley lo prohíba.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito, control de acceso por roles, aislamiento de los datos de cada cliente, registros de auditoría, copias de respaldo y acceso restringido a credenciales. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y, cuando corresponda, a los titulares y clientes afectados.

10. Conservación

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas: los datos de cuenta mientras la cuenta esté activa; los datos de contacto comercial hasta dos (2) años después del último contacto; y los datos contables y de facturación durante los plazos que exige la ley. Después los suprimimos o anonimizamos, salvo que debamos conservarlos por una obligación legal.

En la plataforma, salvo que el cliente acuerde otro plazo: el texto de las conversaciones con los asistentes (por WhatsApp o web) se conserva hasta un (1) año; los documentos que el asistente genera para un usuario, como facturas, hasta treinta (30) días; y los registros técnicos de ejecución hasta noventa (90) días. Las métricas que se conservan después de esos plazos no incluyen el texto de las conversaciones.

11. Cookies

El uso de cookies y tecnologías similares se explica en la Política de cookies.

12. Vigencia y cambios

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Las bases de datos se conservarán mientras subsistan las finalidades para las que se recolectaron. Si cambiamos la política de forma sustancial, lo publicaremos en esta página antes de aplicar el cambio y, cuando la ley lo exija, pediremos de nuevo tu autorización.