Acuerdo de encargo del tratamiento de datos personales

1. Objeto y alcance

Spark tratará los datos personales de los Usuarios finales del Cliente (por ejemplo: nombre, número de teléfono o identificador del canal, número de documento, correo, contenido de las conversaciones, archivos compartidos, datos consultados en los sistemas del Cliente y calificaciones de la atención) con la única finalidad de prestar el servicio: operar los asistentes, consultar los sistemas que el Cliente conecte, enviar los mensajes que el Cliente configure, generar las métricas y análisis del panel y dar soporte.

2. Instrucciones del responsable

Spark tratará los datos solo según las instrucciones documentadas del Cliente, que se expresan en la configuración que el Cliente hace en la plataforma, en estos términos y en la orden de servicio. Si Spark considera que una instrucción infringe la ley, lo informará al Cliente.

3. Obligaciones del Cliente

• Contar con una política de tratamiento de datos e informar a los Usuarios finales sobre el tratamiento, incluido el uso de un asistente automatizado y de proveedores tecnológicos.
• Obtener y conservar las autorizaciones necesarias, incluidas las de recibir mensajes por WhatsApp, y respetar su revocación.
• Cargar en la plataforma solo los datos necesarios para la finalidad, y abstenerse de cargar datos sensibles o de menores salvo que cumpla los requisitos legales para tratarlos.
• Atender las consultas y reclamos de los Usuarios finales, con el apoyo de Spark.

4. Obligaciones de Spark

• Tratar los datos conforme a los principios de la Ley 1581 de 2012 y solo para las finalidades autorizadas por el Cliente.
• Mantener la confidencialidad de los datos y exigirla a su personal y proveedores.
• Aplicar medidas de seguridad técnicas y administrativas adecuadas, entre ellas aislamiento de los datos de cada cliente, control de acceso por roles, cifrado en tránsito, registros de auditoría y copias de respaldo.
• Apoyar al Cliente, dentro de lo razonable, para atender las solicitudes de los titulares: acceso, corrección, exportación y supresión de conversaciones y datos.
• Informar al Cliente sin demora injustificada, y en todo caso dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a confirmarlo, cualquier incidente de seguridad que afecte sus datos, con la información disponible para que el Cliente cumpla sus deberes de reporte.
• No usar los datos para fines propios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general.

5. Subencargados

El Cliente autoriza a Spark a usar los proveedores listados en Proveedores que tratan datos. Spark les impone obligaciones de protección equivalentes a las de este acuerdo y responde por su cumplimiento. Avisará los cambios en esa lista con al menos quince (15) días de anticipación; si el Cliente tiene una objeción razonable, las partes buscarán una alternativa y, si no la hay, el Cliente podrá terminar el servicio afectado sin penalidad.

6. Transmisiones internacionales

Algunos subencargados procesan datos fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. El Cliente autoriza esas transmisiones, que se realizan bajo este acuerdo y bajo los contratos que Spark tiene con cada proveedor, con un nivel de protección equivalente al exigido por la ley colombiana.

7. Información y auditoría

Spark pondrá a disposición del Cliente la información razonablemente necesaria para demostrar el cumplimiento de este acuerdo. Las auditorías adicionales se acordarán por escrito, con aviso previo, en horario hábil, sin afectar la seguridad ni la confidencialidad de otros clientes y a costo del Cliente.

8. Devolución y supresión

Al terminar el servicio, el Cliente podrá exportar sus datos durante treinta (30) días. Después, Spark suprimirá los datos de los sistemas activos y, en un plazo máximo de noventa (90) días, de las copias de respaldo, salvo que la ley exija conservarlos. A solicitud del Cliente, Spark certificará la supresión.

9. Vigencia

Este acuerdo rige mientras Spark trate datos por cuenta del Cliente y sus obligaciones de confidencialidad y seguridad subsisten mientras Spark conserve datos del Cliente. Si el Cliente requiere un acuerdo firmado con condiciones específicas (por ejemplo, entidades públicas), puede solicitarlo por escrito.